Kundservice Chatta med oss Öppnas i nytt fönster

Ändringar i föreningen

Här hittar du information om vad du som företrädare i en förening ska göra när ni exempelvis byter firmatecknare, ändrar adress eller behöver fler tjänster hos oss. Vi tipsar dig om hur ett styrelseprotokoll kan utformas och vilka andra handlingar banken behöver för att uppdatera föreningens information. Hittar du inte svaret på din fråga kan du prova vår chat. Du hittar den längst ner till höger på sidan.

Byte av företrädare

Byte av företrädare/firmatecknare

Oftast sker ändringar av företrädare/ firmatecknare i föreningen i samband med årsstämman. Vi på banken behöver veta vem eller vilka personer som är föreningens legala företrädare, dvs de personer som har rätt att skriva under bindande avtal för föreningens räkning. När byte har skett i föreningen ska den nya företrädaren/firmatecknaren ringa in till Kundcenter Företag för att vi ska kunna registrera ändringarna hos oss.

Enklast är det om både företrädare/firmatecknare och ordförande närvarar vid samtalet till kundcenter. Om ordförande har båda rollerna räcker det med att ordförande ringer.  

Kundcenter hjälper till med de blanketter som behöver fyllas i för att ta bort och lägga till behörigheter i de tjänster föreningen har, och ändrar också eventuella kortinnehavare.  

Under samtalet uppdateras information om föreningen, sedan skickas handlingar till föreningen för underskrift. Se nedan vilka dokument som behöver skickas med när föreningen returnerar handlingarna. 

Ny produkt eller tjänst
Adressändring
Behörigheter i Nordea Business

När föreningen ska skicka handlingar till banken

I samband med att föreningen skriver under och returnerar handlingar för att bekräfta ändringarna, ska också följande dokument skickas med till banken:

För snabbare handläggning använd den här mallen styrelseprotokoll (docx, 26 KB)Öppnas i nytt fönster

Har din förening fått handlingar i retur av oss?

Ibland behöver vi skicka tillbaka handlingar som en förening har skickat in till oss. I brevet som förening får framgår det vad som behöver kompletteras för att vi ska kunna godkänna handlingarna. Här hittar du checklistor på vad som bör framgå i ett styrelseprotokoll och vad som ska finnas med vid vidimering.

Checklista på styrelseprotokoll

Använd denna mall på protokoll för snabbare hantering. Mall styrelseprotokoll. (docx, 26 KB)Öppnas i nytt fönster

  • Föreningens fullständiga namn
  • Föreningens organisationsnummer 
  • Datum för mötet (får ej överstiga 2 år)
  • Styrelsens sammansättning och dess roller
  • Hur föreningen företräds/tecknas, namngivna personer. Styrelsen kan utse en eller flera personer att var för sig eller gemensamt teckna föreningens firma. Finns två personer angivna men uppgifter saknas om att de tecknar var för sig, antar banken alltid att de tecknar föreningen gemensamt
  • Justering av protokollet 
  • Vidimering av protokollet 

Checklista på vidimering

  • Namnteckning & namnförtydligande (minst 1 person)
  • Telefonnummer 
  • Datum (Får ej överstiga sex månader)
  • Kontroll att fotokopian är tydlig

Adress dit handlingar ska skickas

Nordea Bank Abp, filial i Sverige 

P1608 

105 71 Stockholm

Frågor och svar - Ändringar i föreningen

Hur byter en ideell förening användare i internetbanken?
  • Om ni har tecknat nytt avtal om Nordea Business (s k CCM avtal eller nytt företagspaket från maj 2019) har ni utsett en administratör. Administratören kan enkelt och snabbt hantera behörigheter för olika användare i föreningen. Administratören gå in i Nordea Business/funktionen Hantera användare (uppe till höger i Nordea Business) och genomför ändringen som aktiveras direkt.
  • Om ni har ett avtal sedan tidigare, då behöver ni kontakta Nordea Kundcenter genom att ringa 0771-350 360 så hjälper vi till. 

Bra att ha förberett

  • Vidimerad kopia föreningens senaste stadgar.
  • Vidimerad kopia av underskrivet och justerat protokoll från föreningsstämma (inte äldre än 2 år), vilket minst ska innehålla information om föreningens fullständiga namn, organisationsnummer, datum för föreningsstämman samt beslut om vilka som ingår i styrelsen.
  • Vidimerad kopia på företrädares/firmatecknares ID-handling.   
Vilka identitetshandlingar är f.n. godkända?

Följande identitetshandlingar godkänns:

  • identitetskort- SIS-märkt
  • svenskt körkort
  • nationellt identitetskort samt
  • svenskt pass i vinröd bok
Vad ska en ideell förening göra om den vill ansöka om en ny tjänst hos Nordea?

Önskar en ideell förening ansöka om ett nytt konto eller annan tjänst hos Nordea, utan att föreningen bytt företrädare, ska följande handlingar bifogas ansökan.

  • Vidimerad kopia föreningens senaste stadgar.
  • Vidimerad kopia av underskrivet och justerat protokoll från föreningsstämma (inte äldre än 2 år), vilket minst ska innehålla information om föreningens fullständiga namn, organisationsnummer, datum för föreningsstämman samt beslut om vilka som ingår i styrelsen. 
  • Vidimerad kopia av underskrivet och justerat protokoll från styrelsesammanträde (inte äldre än 2 år), vilket minst ska innehålla information om datum för mötet, föreningens fullständiga namn, organisationsnummer och styrelsens sammansättning.
  • Vidimerade kopior av ID-handlingar för föreningens företrädare. Vid vidimering av ID-handlingar gäller särskilda regler, se nedan.

Enligt lag måste alla banker ha uppgifter om sina kunder och veta hur kunderna använder sina banktjänster. När en förening ansöker om en ny tjänst så kan Nordea behöva uppdatera dessa uppgifter och ställa vissa frågor. Föreningens legala företrädare kontaktar enklast Nordea genom att ringa in till Kundcenter Företag. Under samtalet uppdateras information om föreningen varpå handlingar för nya produkter/tjänster skickas ut till föreningen för underskrift. 

Vad bör finnas med i ett styrelseprotokoll?

I ett styrelseprotokoll för en ideell förening bör följande finnas med:

  • föreningens fullständiga namn,
  • föreningens organisationsnummer (tilldelat av Skatteverket),
  • datum för mötet,
  • styrelsens sammansättning,
  • hur föreningen företräds, namngivna personer, samt om dessa personer tecknar föreningen var för sig eller i förening,
  • protokollet ska vara underskrivet av protokollföraren vid mötet (vanligen sekreteraren),
  • protokollet ska vara justerat, vanligen av ordföranden och en vald justeringsman.

 

Dessutom kräver Nordea att en kopia av ett styrelseprotokoll, som sänds till banken, är vidimerat.

Exempel på vidimerat protokoll (pdf, 150 KB)Öppnas i nytt fönster. Mall styrelseprotokoll. (docx, 26 KB)Öppnas i nytt fönster

 

Notera att detta endast är ett exempel på ett styrelseprotokoll och en förening kan behöva ha in även andra uppgifter i ett protokoll beroende bl. a på vad som beslutats.

Vad behöver en ideell förening göra som fått handlingar i retur från Nordea?

I vissa fall kan Nordea behöva returnera handlingar som en förening har skickat in till Nordea då dessa är ofullständiga eller behöver kompletteras. I följebrev till de returnerade handlingarna framgår det vad som behöver kompletteras för att Nordea ska kunna ändra användare i internetbanken, bevilja en ny tjänst etc.  

Till vilken adress hos Nordea ska en ideell förening skicka in handlingar?

Vanligtvis följer ett returkuvert med när Nordea sänt handlingar till en förening, som ska återsändas till Nordea. Skulle det vara så att returkuvertet förkommit eller inte funnits med i brevet från Nordea går det bra att skicka handlingarna till:

Nordea Bank Abp, filial i Sverige
P1608
105 71 Stockholm

Hur ska en ID-handling vidimeras?

Följande information ska finnas med när en person vidimerar en ID-handling, det vill säga bestyrker att en kopia av en ID-handling överensstämmer med originalet:

  • namnteckning & namnförtydligande (minst 1 person)
  • telefonnummer
  • datum (får inte överstiga sex månader)

 

Dessutom måste fotokopian vara tydlig.

Hur meddelar en ideell förening Nordea en namnändring?

När en förening byter namn krävs det i de allra flesta fall ett beslut på årsmöte eller på ett extra årsmöte. Beslut om namnbyte ska framgå i årsmötesprotokollet. En vidimerad kopia av ett underskrivet och justerat protokoll från årsmöte där namnändringen framgår ska sändas in till Nordea tillsammans med vidimerad kopia av föreningens stadgar för att Nordea ska kunna genomföra en namnändring av föreningen. Dessutom så behövs det fyllas i vissa blanketter beroende på vilka tjänster som föreningen har hos Nordea. Kontakta Nordea Kundcenter Företag för ytterligare information.

    

En ideell förening som ändrar sitt namn bör även göra denna ändring hos SkatteverketÖppnas i nytt fönster.

Det kan finnas föreningar som har reglerat namnbytesfrågan i sina stadgar, d.v.s. att namnändring ska beslutas på visst sätt och i viss ordning. Företräder ni en sådan förening kontakta Nordea Kundcenter Företag för diskussion om vilka handlingar Nordea behöver erhålla för att kunna genomföra en namnändring.
Hur meddelar en ideell förening Nordea en adressändring?

En ideell förening som vill ändra sin adress ska göra denna ändring hos SkatteverketÖppnas i nytt fönster. När föreningen fått en bekräftelse från Skatteverket på att adressändringen är genomförd, behöver föreningen kontakta Nordea Kundcenter Företag, för att genomföra ändringen även hos Nordea. Nordea kan i vissa fall behöva ta in kompletterande handlingar från föreningen.

Hur meddelar en ideell förening byte av legala företrädare?

A.   Tydlighet i protokoll

Nordea behöver veta vem eller vilka personer, som är föreningens legala företrädare, d.v.s. vem eller vilka som har rätt att skriva under bindande avtal för föreningens räkning. En ideell förening företräds av styrelsen. Styrelsen kan utse en eller flera personer att ensamma ”var för sig” eller att gemensamt ”i förening” företräda föreningen. Finns två eller flera personer angivna, som föreningens företrädare, är det mycket viktigt att det anges om dessa personer tecknar föreningens firma ensamma ”var för sig” eller gemensamt "i förening”. Saknas det uppgifter om att personerna tecknar förenings firma ensamma ”var för sig” antar Nordea att de tecknar föreningens firma gemensamt ”i förening”. Framgår det inte av protokollet vilken eller vilka personer som, ensamma ”var för sig” eller gemensamt ”i förening” har rätt att teckna föreningens firma tecknas den av hela styrelsen gemensamt ”i förening”. Föreningens stadgar kan också innehålla bestämmelser om rätten att teckna firman.

 

Om det finns inskränkningar i, vad de personer som utsetts till att teckna föreningens firma får göra, är det mycket viktigt att det tydligt framgår vad dessa inskränkningar består i. I styrelseprotokollet, eller om dessa personer utsetts på stämman i stämmoprotokollet, måste det således tydligt och klart framgå vad för rättshandlingar som de utsedda företrädarna får vidta. Nordea kan inte godkänna oklara formuleringar. Angående krediter se nedan.

 

B.   Kontakt med Nordea

De nya legala företrädarna ska tillsammans med föreningens ordförande kontakta Nordea Kundcenter Företag telefonledes.

Kundcenter Företag hjälper till med att ta fram de blanketter som är nödvändiga att fylla i med anledning av att föreningen bytt företrädare såsom t.ex. att ta bort/ lägga till behörigheter i internetbanken samt att t ex förändra kortinnehavare. Under telefonsamtalet uppdaterar Nordea nödvändig information om föreningen och skickar ut blanketter till föreningen för underskrift. Följande handlingar, se nedan, ska bifogas med blanketterna när de återsänds till Nordea och de skiljer sig beroende på om den ideella föreningen finns registrerad hos Bolagsverket eller inte.

     

Ideell förening som inte finns registrerad hos Bolagsverket

För en ideell förening som inte finns registrerad hos Bolagsverket och som ändrat legala företrädare behöver skicka in följande handlingar till Nordea:

  • Vidimerad kopia föreningens senaste stadgar.
  • Vidimerad kopia av underskrivet och justerat protokoll från föreningsstämma (inte äldre än 2 år), vilket minst ska innehålla information om föreningens fullständiga namn, organisationsnummer, datum för föreningsstämman samt beslut om vilka som ingår i styrelsen. 
  • Vidimerad kopia av underskrivet och justerat protokoll från styrelsesammanträde (inte äldre än 2 år), vilket minst ska innehålla information om datum för mötet, föreningens fullständiga namn, organisationsnummer och styrelsens sammansättning.
  • Vidimerade Vidimerade ID-handlingar för föreningens nyvalda företrädare samt alltid för föreningens ordförande. Vid vidimering av ID-handlingar gäller särskilda regler, se nedan. 

    

Ideell förening som finns registrerad hos Bolagsverket

En ideell förening behöver inte registreras hos Bolagsverket, men om föreningen avser att driva någon form av näringsverksamhet kan föreningen, om den så önskar, anmälas till Bolagsverket. En hos Bolagsverket registrerad ideell förening styrker i normalfallet vilka som

företräder föreningen med det senaste registreringsbeviset (får inte vara äldre än ett år). Förutom registreringsbevis som utvisar de nya firmatecknarna ska en vidimerad kopia av föreningens senaste stadgar inges till Nordea.